Как ставить задачи с помощью системы SMART

В этой статье мы рассмотрим как использовать модель SMART для постановки задач. Задачи могут быть как учебными, так и производственными. Главное что дает предложенная Питером Друкером система – это перечень критериев, которые должны быть озвучены при объяснении человеку, что он должен сделать.

Сокращение SMART расшифровывается в различных вариантах, мы выберем такой:

Specific – Конкретность

Measurable – Измеримость

Achievable – Достижимость

Relevant – Уместность

Time bound – Определенность во времени

Так как мы используем SMART как набор критериев, то рассматривать их будем не по порядку, а по важности и начнем с понятия «Relevant», т.е. уместность.

Релевантность (Relevant)

Какой вопрос возникнет у Вас, если учитель (начальник) скажет Вам: “Купите бутылку кефира и вылейте его в умывальник”? Наверно, Вы подумаете: “А зачем?”.

Обычно, распоряжения и домашние задания мы получаем на настолько явно глупые. Но это не значит, что их смысл не надо пояснять. Если человек на знает точно ответа на вопрос “зачем”, то это как минимум снижает уровень его мотивации при выполнении порученных ему действий. А так же у исполнителя не будет понимания того, насколько правильно он выполняет задание.

Если же человек понимает как соотносится его задание с общими целями работы, то он может предложить свой вариант его исполнения и может сосредоточится на тех критериях, которые являются самыми важными.

Вот, например, два варианта формулировки задачи:

«Провести техническое обслуживание оборудования перед праздниками».

«Для того, чтобы спокойно отдыхать на праздники, а не устранять поломки, надо провести работы для устранения отказов в работе техники».

Второй вариант более понятен и создает большую мотивацию у исполнителей, обращаясь к их личной заинтересованности.

И если задание содержит объяснение того, в чем личный интерес работника и как оно связано с общей целью коллектива, то мотивированность и ответственность значительно возрастают.

Ну, а если порученное дело кажется человеку бессмысленным, то он скорее всего его просто постарается не выполнять.

Если задача воспринимается как очень важное дело, то очень часто сотрудники или ученики сами могут предложить не только варианты ее исполнения, но и то, как лучше распределить роли в той группе, перед которой эта задача поставлена.

Конкретность

Эта часть постановки проблемы тесно связана с ответом на вопрос “зачем?” и заключается в описании того, что конкретно надо сделать.

И тут важно как можно более точно описать тот результат, который надо получить. Здесь важно описание всех деталей, о которых человек, впервые выполняющий ту или иную работу, может просто не знать.

Измеримость

Варианты постановки задачи с формулировкой “как всегда”, “правильно”, “понятно” и т.п. очень часто приводят к недопониманию. Опытный студент или работник, который знает требования руководителя, сделает все как надо. Но и у него шанс получить негативную оценку за полученный результат будет очень высоким.

Измеримость легче всего представить в количественных показателях. Но некоторые задачи очень трудно представить в виде цифр. Так например, “отчет на трех листах” – это измеримый, но очень не понятный итог работы. В таких случаях лучше ссылаться на готовые формы и шаблоны, которые можно использовать как образец.

Еще один вариант добавить в задачу измеримость, это указание тех документов, в которых описаны требования к полученному результату. Это могут быть законы, технические регламенты или правила, принятые в организации.

Ну, а если подобных “методичек” для выполнения задачи нет, то задание может звучать как “разработать шаблон” или “модифицировать уже существующий”.

При этом важно обсудить с исполнителем, каким критериям должен соответствовать новый шаблон, и сколько вариантов надо подготовить для предварительного обсуждения. Именно так ставится задача дизайнерам, архитекторам и представителям других профессий, которые постоянно работают в условиях неопределенных задач.

Достижимость (Achievable)

Смысл достижимости – в том, что исполнителю надо указать, какие ресурсы ему для решения задачи необходимы и где он может эти ресурсы получить.

Это очень просто, но если руководитель в задании не упомянул ответы на эти вопросы, то надежды на то, что все будет сделано точно и в срок, сильно уменьшаются.

Определенность во времени (Time bound)

Люди часто или спешат с выполнением порученного задания, или откладывают его на неопределенный срок. Для того, чтобы этого не происходило, надо не только указать дедлайн (последний срок выполнения), но и степень актуальности, чтобы исполнитель не отложил другие задания в ущерб достижению общей цели.

Как правильно поставить задачу

Для того, чтобы задача была выполнена, для ее формулировки, надо использовать те принципы, которые мы рассмотрели выше.

Кроме того, надо еще проверить, насколько правильно и полно задание было понято и принято исполнителем. Для этого, мы систему SMART можем представить в форме вопросов:

• Конкретность (S) – «Что надо сделать?»
• Измеримость (M) – «С чем сравнить полученный результат?», «Какой шаблон (формат) использовать?»
• Достижимость (A) – «С помощью каких инструментов будет выполнена задача?»
• Релевантность (R) – «Зачем мы это делаем?», «Место задачи в общих целях?»
• Определенность во времени (T) – «Когда приступить к исполнению?» и «Крайний срок выполнения?».

Конечно же полный алгоритм постановки задачи то этой технологии, требуется далеко не всегда. Но он очень сильно сокращает процент возможных ошибок, переделок, и в конечном счете значительно повышает производительность труда и эффективность выполнения учебных задач.